DEEL 10. Starten zonder verzuipen

Elke beginnende ondernemer kent het maar al te goed. Je bent zowel de secretaresse, de verkoopster, de boekhoudster en de productiefabriek. Het is keihard roeien met alle riemen die je maar te pakken kan krijgen en je denkt: “Is dit nu waar ik al die tijd van heb gedroomd?”. Hell, no! Tijd om de dingen wat anders te gaan aanpakken, sister! 

Effectief vs efficiënt

Voor ik een paar van mijn productiviteitsgeheimpjes verklap, is er eerst iets heel belangrijks waar je over moet nadenken. Namelijk, waar ben je in godsnaam mee bezig?! En dat bedoel ik letterlijk. Elke dag doe je honderden dingen tegelijkertijd. Maar zijn die eigenlijk wel nuttig? En effectief? Verkoop je er meer door? Stel jezelf eens volgende vragen bij al die bezigheden:

  • Ga je hierdoor meer verkopen?
  • Verander je hierdoor iets in je bedrijf zodat je meer omzet zal realiseren?
  • Los je hierdoor een probleem op dat momenteel het succes van je bedrijf tegenhoudt?
  • Creëer je hierdoor meer waarde voor je klanten en kan je die meerwaarde verzilveren? 

Dit zal je helpen onderscheid te maken tussen wat écht belangrijk is en wat niet. Met andere woorden, je verhoogt je effectiviteit als ondernemer.

Weg met time management!

Bij time management ben je misschien wel efficiënt, maar zeker niet noodzakelijk effectief. Je versnelt gewoon een bepaalde taak, of die nu bijdraagt tot de ontwikkeling van je bedrijf of niet. Ik ben dus geen fan van het hele concept, omdat het zich niet voldoende toespitst op de vraag of een bepaalde handeling wel écht nodig is.

De heilige drievuldigheid van productiviteit

Misschien kom je de komende dagen tot het besef dat 80% van je tijd gaat naar allerhande taken die niet meteen bijdragen tot de ontwikkeling van je bedrijf. De kans is eigenlijk zeer reëel dat het percentage nog hoger ligt. Je dag zit vol met taken die ‘moeten gedaan worden’ maar niet bijdragen tot een grotere omzet. Dit soort taken zijn de handelingen waarvan ik je aanraad ze zo snel mogelijk te standaardiseren, te automatiseren of uit te besteden. In die volgorde, want anders wordt het één grote troep. Ik heb het plezier daarvan mogen ondervinden toen ik werk begon uit te besteden aan een assistente, die mij na uren werken gewoon een hoop zooi teruggaf.

Standaardiseren

Dus eerst standaardiseren, of simpelweg eenheidsworst maken van je werk. Krijg je steeds dezelfde vragen van je klanten? Maak dan een FAQ en plaats die op je website. Verpak je FAQ in een mooie mail die je als antwoord kan mailen naar (potentiële) klanten met dezelfde vragen. 

Moet je veel offertes schrijven? En zijn die vaak gelijkaardig opgebouwd qua structuur? Doe jezelf een plezier en maak een template met alle building blocks erin. Dat hebben wij gedaan voor Morpheus. Wij doen aan op-maat advies voor klanten, en toch hebben wij een standaard template van waaruit we onze offertes opbouwen. Dat heeft ons meer dan 60% tijdswinst opgeleverd. En de klanten vinden het ook fijn dat ze zo snel een offerte krijgen. Win-win-win!

Naast de geweldige tijdswinst die het oplevert (voor jou en je klant!) is er nóg een groot voordeel aan standaardiseren. Het is de eerste stap naar automatiseren of uitbesteden. Voor mij zijn dat 2 dezelfde dingen, alleen dat bij automatiseren het werk door een softwareprogramma gedaan wordt en dat bij uitbesteden het werk door een mens gebeurt.

Automatiseren

Als je klanten inlichtingen willen en die naar jou mailen via een standaardformulier op je website, dan kan je naast standaardiseren ook nog eens automatiseren. Zo kan je een ‘rule’ instellen op je Inbox (“Stuur e-mail direct naar die folder” en “Antwoord op e-mail”) of een automatic reply voorzien met je FAQ. Easy peasy. Als je nu denkt: “Ja, maar ik verkies toch een persoonlijke aanpak met mijn klanten.”, dan zeg ik: “Ok, super. Ik hoop dat die klant jou ook betaalt voor die persoonlijke aanpak!” Met andere woorden: kan je die persoonlijke service ook effectief doorrekenen naar je klanten? 

Daarnaast kan je met ‘automatic replies’ een heel persoonlijk bericht schrijven. De klanten van Heritage on a Plate denken allemaal dat ze met mij persoonlijk te doen hebben wanneer ze mailen naar ons. Maar ik geef eerlijk toe, ik heb al een jaar geen enkele mail gelezen, laat staan beantwoord. Waarom niet? Omdat ik dat werk heb gestandaardiseerd en daarna uitbesteed. 

Uitbesteden

Kan je niet automatiseren, dan is uitbesteden een optie. En misschien besteed je nu al het één en ander uit van werk: Je boekhouding? Je verkoop? Je verzendingen? Je huishouden?

Wie mij een beetje volgt, weet dat ik een grote fan ben van werk uitbesteden. Alles wat niet écht door mij dient te gebeuren, probeer ik aan een ander te delegeren. Wat versta ik onder 'niet echt door mij dient te gebeuren'? Wel, als ondernemer en zaakvoerder heb ik een bepaalde rol in mijn bedrijf. Ik doe namelijk iets ‘unieks’ dat er voor zorgt dat dit bedrijf succesvol kan zijn. Dat is de meerwaarde die ik realiseer voor het bedrijf en die alleen ik kan realiseren. Alle andere taken, waarvan iemand anders ze ook zou kunnen doen, zijn daardoor niet ‘uniek’. Ik kan ze dus zonder veel risico aan iemand andere geven om te uit te voeren. Waardoor ik meer vrije tijd krijg om mijn unieke ‘touch’ te geven, of gewoon in een hangmat te hangen of voltijds te reizen.

I’m the delegation queen, bitch!

Ik delegeer niet alleen omdat ik lui ben, maar ook omdat andere mensen vaak beter zijn in deze taken. Kijk naar Evelien, die gewoon zo veel beter is dan ik in het vormgeven van onze website en in al die technische snufjes. En ze doet dat niet enkel beter, maar ook sneller dan mij! Waarom zou ik dat dan allemaal zelf doen? En ook al vind ik het plezant om met onze website bezig te zijn, het is niet wat mij uniek maakt en het is niet de meerwaarde die ik kan betekenen voor Zeker Van Haar Zaak. Ik wil/moet dus vooral bezig zijn met dingen die noodzakelijk zijn voor mijn bedrijf én die ik leuk vind. 

Ik werk ook al meer dan 3 jaar met Virtuele Assistenten samen, zowel Belgische als Pakistaanse, Indische en Zuid-Afrikaanse. De taken zijn telkens eenvoudige en repetitieve taken die ik zelf niet wil doen: e-mails beantwoorden, poststukken verwerken, boekhouding voorbereiden, betalingsvoorschotten regelen (ja, mijn VA in Pakistan heeft toegang tot mijn bankrekening), vertalingen maken, hotels zoeken en boeken, etc. 

Yes to productivitytools

Met alle software en apps vandaag kan je zo veel dingen zo veel sneller doen. Ik deel hieronder gewoon de zaken waar ik mee werk, maar er zijn nog duizenden andere apps en pakketten die je kunnen helpen productief te zijn.

  • Trello is ideaal om je to do lijstjes te beheren. Met kleurcodes en verschillende steekkaarten die je per week of termijn kan sorteren. Alles wordt opgeslagen in de Cloud, dus je kan steeds alles bekijken op je smartphone of pc.
  • Outlook mag dan wel old school zijn, het blijft mijn favoriete programma om mails te beheren. Ik heb 6 emailadressen die ik vroeger allemaal op andere plekken moest gaan checken (hotmail, gmail, outlook). Nu komt alles centraal aan.
  • Pocket is dé app om alle boeiende zaken die je tegenkomt op het web toe te voegen aan ‘je broekzak’. De link wordt automatisch bewaard in Pocket en je kan er een tag aan vasthangen zodat je hem achteraf snel terugvindt. 
  • Primadesk zorgt ervoor dat je nooit cloud storage tekort komt. Jullie maken vast al gebruik van online storageruimten zoals Google Drive, Dropbox, Adrive en iCloud. Helaas bieden die allen slechts een bepaalde gratis opslagruimte aan, en dàt is waar Primadesk de redding is. Dit platform verzamelt al je cloudopslag van verschillende accounts op één plek en maakt gebruik van free storage pretty much anywhere you can get it! Weg met betalende accounts.
  • IFTTT (If This Then That) is de droom van elke automatiseer-freak. If "ik neem een foto" then "sla hem op op dropbox". If "een artikel verschijnt op Flipboard met dit woord erin" then "tweet een link naar dit artikel". Enzoverder enzoverder. Connecteer je apps en laat ze werken voor jou.
  • Mij net aangeraden door Celine Vroman en Petra Mertens, Hootsuite. Centraliseer en plan al je sociale media. Ideaal als je een maand offline wil gaan en wil doen alsof je nog steeds zit te zwoegen achter je pc (zoals ik nu).